Zwei Karrierefrauen (Klingt das eigentlich negativ?) stellten auf der Bildunghoch2 ihr Konzept des “PEP-Coachens” vor. Neben der notwendigen Eigenwerbung kamen einige interessante Facts und Anregungen rüber.
Die Einleitungsfakten sorgten für Erstaunen und hatten bei den meisten einen gewissen Wiederkennungseffekt:
- Angestellter verbringt ca. 6 Wochen im Jahr mit Suchen!
- 60% Sachbearbeitertätigkeiten bei Führungskräften!
- 75% der ausgedruckten Unterlagen werden nie wieder angeschaut!
- 60% der Meetings ohne Agenda!
Vorgestellt wurden 7 Produktivitätsfaktoren, welche “Office Performance im Team” beeinflussen sollen:
- Führungsarbeit: vorleben, fordern, fördern und verändern (-> Soft skills)
- Datenstruktur: Papier, EDV, Groupware
- Kommunikation: Regelkommunikation, Besprechungskultur
- Planung: Zeit-, Selbst- und E-Mail-Management
- Projekte / Prozesse: Abwicklung, Verschlankung, Best Practices
- Verhalten: Störungen, Übersteuerung, Aufschieberitis (-> Soft skills)
- Teamarbeit: Qualität / Nachhaltigkeit, Vertrauen, Akzeptanz
Dann wurde das Arbeiten nach dem SOFORT-Prinzip vorgestellt:
- SOFORT entscheiden! (Tue es nicht weg, entscheide dich jetzt!)
- -> SOFORT zu Ende bearbeiten!
- -> SOFORT zuordnen und / oder einplanen
- -> SOFORT wegwerfen / löschen
Klingt ein bisschen nach Getting Things Done!
Es folgten Zeitersparnistips:
- Routineaufgaben bündeln
- Termine mit sich selbst vereinabren
- Besprechungsdauer max. 90 Minuten (nur mit Agenda und Protokoll)
- Finden statt Suchen durch strukturierte Ablage
- SOFORT-Prinzip: kleine Dinge sofort tun
Nette Anekdoten waren die Sprüche “Möchten Sie die Wunsch- oder realistische Deadline hören?” und “Chefs sind gerne mal ganz spontan?”.
Die Quintessenz des Vortrags kann man auf diese beiden Sätze zusammen zu fassen:
- Ein Prozess ist erst dann gut, wenn man nichts mehr weglassen kann!
- Ziel: Die Arbeit steuern und nicht durch die Arbeit steuern lassen!